Prinsip prinsip perencanaan & fungsinya

7. Prinsip – Prinsip Perencanaan

Planning yang efektif didasarkan pada fakta dan informasi, bukan atas dasar emosi ataukeinginan. Fakta-fakta yang relevan dengan situasi yang sedang dihadapi berhubungan eratdengan pengalaman dan pengetahuan seorang manajer. Dibutuhkan cara berfikir yang berefleksi; juga dapat dibantu oleh imaginasi dan forecast. Selanjutnya Harold Koontz danCyril O'Donnell[10] dalam buku principles of management mengemukakan prinsip-prinsip planning sebagai berikut :

1. Prinsip membantu tercapainya tujuan (principle of contribution to objective). Setiap perencanaan dan segala perubahannya harus ditunjukkan kepada pencapaian tujuan.
2. Prinsip pengutamaan perencanaan (principle of primacy of planning). Perencanaanmerupakan keperluan utama daripada manajer, fungsi lainnya adalah organizing,staffing, directing, dan control. Seorang manajer tidak akan dapat melaksanakanfungsi-fungsi manajemen lainnya tanpa mengetahui tujuan dan pedoman dalammelaksanakan kebijaksanaan.
3. Prinsip pemerataan perencanaan (principle of pervasiveness of planning).Walaupun fungsi manajemen itu sama pentingnya baik dalam ketentuan maupun pelaksanaannya, tetapi harus diingat bahwa prinsip pemerataan perencanaanmemegang peranan penting, mengingat manajer dalam tingkat tinggi banyak mengerjakan perencanaan dan bertanggungjawab atas berhasilnya rencana tersebut.Tidak pernah ada seorang manajer yang tidak mengerjakan perencanaan

8. Fungsi – Fungsi Perencanaan

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam prosesmanajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapaitujuan.adapun fungsi-fungsi manajemen adalah;

• Perencanaan ( Planning )

Kegiatan seorang manajer adalah menyusun rencana. Menyusun rencana berarti memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Agar dapat membuat rencana secara teratur dan logis, sebelumnya harus ada keputusan terlebih dahulu sebagai petunjuk langkah-langkah selanjutnya

• Pengorganisian (Organizing )

Pengorganisasian atau organizing berarti menciptakan suatu struktur dengan bagian-bagian yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan antar bagian-bagian satu sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka dengan keseluruhan struktur tersebut. Pengorganisasian bertujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Selainitu, mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut.

• Menggerakkan ( Actuating)

Menggerakkan atau Actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semuaanggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerialdan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau penuh kesadaran secara bersama-sama untuk mencapaitujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalahkepemimpinan (leadership).

• Pengawasan (Controling )

Pengawasan merupakan tindakan seorang manajer untuk menilai dan mengendalikan jalannya suatu kegiatan yang mengarah demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan

9. Sumber – Sumber Perencanaan

• Peningkatan perubahan teknologi

• Semakin rumitnya tugas manajerial

• Lingkungan luar perusahaan yang semakin kompleks

• Semakin panjangnya jangka waktu antara keputusan yang dibuat dengandampaknya dimasa yang akan datang

10. Keuntungan Perencanaan Pertanyaan-pertanyaan pokok terhadap Planning dapat disingkat dengan 5 W + 1 H (What,When, Why, Who, Where + How).

Adapun keuntungan-keuntungan dari perencanaanmenurut G. R. Terry diantaranya:

• Pertama-tama perencanaan menyebabkan bahwa kegiatan-kegiatan dilakukansecara teratur dan bertujuan (Planning makes for the utilization of purposeful andorderly activities)
• Perencanaan meminimalisir tindakan-tindakan yang tidak produktif (Unproductive promotes the use of a measure of performance)
• Perencanaan membantu penggunaan suatu alat pengukur hasil kerja (Planning promotes the use of a measure of performance).

11. Hambatan Perencanaan

• Hambatan dari pihak manajer 

i.         Takut menghadapi resiko/kegagalan

ii.        Kurang adanya pengetahuan tentang organisasi

·         Kurang memahami tentang lingkungan

·         Kurang percaya bahwa organisasinya mampu mencapai sasaran

·         Hambatan dari pihak pelaksana

- Keterikatan pada program

- Penetapan sasaran tingkat puncak 

- Sasaran-sasaran individu

- Peran serta dari karyawan dan manajer 

- Pengkajian kembali hasil pelaksanaan